Spendesk

Courir après la seule carte de son entreprise pour payer une licence de logiciel n’est pas tout à fait optimal. Et Bruno de la compta, lui, n’aime pas vraiment vos notes de frais incomplètes quand vous utilisez votre carte bancaire perso… Mais ça, c’était avant. Aujourd’hui, chaque personne de votre équipe peut avoir une carte business pour régler tous les achats professionnels. Plus de liberté pour les salariés et plus de contrôle pour l’entreprise : c’est ce que vous offre Spendesk.

Spendesk permet d’attribuer des cartes bancaires d’entreprise aux salariés pour répondre au problème de la gestion difficile des achats professionnels. Les dirigeants s’épargnent ainsi une charge administrative importante lorsqu’il s’agit notamment d’estimer qui a payé quoi et où se trouvent certaines factures. Les salariés sont quant à eux libérés des notes de frais et bénéficient de plus de liberté pour effectuer les achats professionnels indispensables.

En bref

Notre avis sur Spendesk : 4.8/5

Cet avis sur le produit Spendesk est le reflet de notre expérience et de nos tests. Il se limite à l'encadré ci-dessous. Le reste du contenu de cette page revet un caractère informatif et objectif (hors avis clients sur Spendesk en bas de page).

Fonctionnement de Spendesk

Les cartes Spendesk offrent un moyen de paiement sécurisé avec contrôle et visibilité pour les managers et l’équipe financière. Elles fonctionnent sans contact et avec code PIN, possédant des règles et limites spécifiques selon la politique de dépense de l’entreprise. Lors d’un achat par un employé, le manager reçoit une notification en temps réel. Un clic permet d’accéder au paiement via l’application où il suffit d’une photo pour que la technologie Spendesk complète les informations telles que prix, fournisseur et TVA. L’employé ajoute ensuite une description du produit acheté. Enfin, le paiement est associé au centre de coût concerné (marketing, ventes, achats, etc.) ainsi qu’au budget de l’équipe avant d’être envoyé à l’équipe financière. Le processus prend moins de 45 secondes pour assurer un suivi rapide des dépenses.

Cartes de paiements

Spendesk remplace l’utilisation de cartes bleues personnelles des salariés par des cartes bancaires professionnelles. Elles offrent des avantages à la fois pour l’entreprise et pour les salariés.

Pour l’entreprise	Pour le salarié
Attribution de cartes bancaires prépayées physiques et/ou virtuelles aux salariés Allocation d’un budget par carte bancaire Paramétrage des plafonds de dépense et de retrait par équipe, poste ou individu Visualisation et/ou validation des transactions en temps réel Tableau de bord centralisateur des abonnements récurrents Suspension des cartes ou des dépenses	Demande de carte bancaire Demande de recharge Gestion du code PIN Photo du reçu ou de la facture Cartes virtuelles à usage unique Cartes bancaires physiques

Une carte corporate est la meilleure carte bancaire qui soit pour un salarié. Elle permet de responsabiliser les salariés et de supprimer le stress lié à l’utilisation de sa carte personnelle pour des frais imputables à son entreprise.

Notes de frais

Les cartes bancaires Spendesk évitent le recours aux notes de frais. Cependant, certaines situations imposent l’utilisation d’une carte personnelle et donc d’une note de frais. Dans ce cas, Spendesk facilite la collecte des justificatifs et du remboursement.

Pour l’entreprise	Pour le salarié
Archivage à valeur probante des documents illimité Traçabilité en temps réel des notes de frais Remboursement rapide des notes de frais	Digitalisation des justificatifs Transmission automatique des frais à l’entreprise

Gestion des fournisseurs

• Centralisation des bons de commande, des factures et des échéanciers de paiements
• Génération des écritures comptables
• Workflow de validation des achats aux fournisseurs
• Imputation des achats aux bons départements
• Extraction automatique des données fournisseurs (SIRET, IBAN, adresse, etc.)
• Approbation des demandes d’achat par le management.

Contrôle des dépenses

• Limites de dépenses par équipe, poste ou salarié
• Historique illimité des dépenses
• Export des dépenses
• Limites de paiements sans justificatifs pour inciter les salariés à joindre un justificatif systématiquement à leurs paiements
• Relance des salariés n’ayant pas fourni de justificatif pour une dépense particulière

Automatisation comptable

• Export des écritures comptables (journal comptable) en CSV
• Synchronisation automatique des données avec les logiciels de comptabilité : Xero, DATEV
• Synchronisation automatique des données avec les ERP : Sage, Cegid, Netsuite
• Réconciliation automatique
• Catégorisation automatique des comptes de charges et de TVA via le robot MARVIN

Budgets

• Contrôle du budget par entité en cas de fonctionnement en filiales indépendantes
• Pour chaque entité : budget par département et salarié
• Dépenses par catégories

Gestion des abonnements

• Reporting exhaustif des abonnements en cours
• Possibilité de couper un prélèvement ou un paiement automatique pour un abonnement

Assurances et assistance Spendesk

Spendesk offre différents niveaux de support client en fonction de l’abonnement choisi :

Assistance	Free	Essentials	Scale	Premium
Live-chat, email et centre d’aide
Webinaire pour démarrer avec Spendesk
Accompagnement à la mise en place avec les formateurs Spendesk
Gestionnaire de compte dédié

Les cartes business s’accompagnent quant-à-elles d’assurances minimums correspondant aux conditions de l’offre Mastercard Standard. Le service client est dispensé en français, anglais, allemand, espagnol et italien.

Prix de Spendesk

Spendesk propose une offre gratuite très complète et suffisante pour les startups et TPE. Attention toutefois à la limite de 100 transactions mensuelles qui peut s’avérer insuffisante pour quelques (rares) entreprises :

Plafonds des cartes business Spendesk

Les plafonds de retrait et de paiement des cartes business Spendesk sont définis par le ou les administrateurs du compte. Il n’y a en revanche pas de limite de dépenses ou de retraits définis par Spendesk. Les offres sont cependant plafonnées à 100 transactions par mois (500 pour l’offre Premium). Au-delà de ce volume, il faudra souscrire à un pack de 100 transactions supplémentaires.

Frais sur les opérations courantes

L’abonnement englobe l’ensemble des frais à part le dépassement du volume de transactions. En cas de dépassement, les clients doivent souscrire à un pack de 100 transactions supplémentaires pour 100€ HT. Spendesk n’est pas une banque à proprement parler. Pour les virements internationaux et les opérations bancaires spéciales, il est est nécessaire de se référer à la liste des frais bancaires de sa banque pro.

Comment souscrire Spendesk ?

Pour souscrire à Spendesk, vous devez être mandataire ou représentant d’une entreprise immatriculée en France, en Allemagne, en Italie ou en Espagne. Dans un premier temps, cliquez sur le bouton « ouvrir un compte » pour vous rendre sur le formulaire d’ouverture de compte et bénéficier de l’offre en cours. Remplissez le formulaire afin d’être invité(e) à un premier rendez-vous de qualification de vos besoins. Un second rendez-vous vous sera proposé pour vous montrer la solution en partage d’écran et vous ouvrir un compte pour vous et votre équipe.

Conditions d’ouverture de compte

• Être majeur
• Être salarié ou mandataire sociale d’une entreprise immatriculée en France, en Allemagne, en Italie ou en Espagne.

Questions fréquentes