Spendesk
Description
Spendesk permet d'attribuer des cartes bancaires d'entreprise aux salariés pour répondre au problème de la gestion difficile des achats professionnels. Les dirigeants s'épargnent ainsi une charge administrative importante lorsqu'il s’agit notamment d'estimer qui a payé quoi et où se trouvent certaines factures. Les salariés sont quant à eux libérés des notes de frais et bénéficient de plus de liberté pour effectuer les achats professionnels indispensables.
En bref
- Son point fort par Fabien Paupier
Plateforme complète de gestion des dépenses (cartes, factures, notes de frais).
- Idéal pour
Idéal pour les directions financières souhaitant un contrôle total sur les flux sortants.
- Alternative à
Alternative à Pleo, Mooncard et Soldo
Courir après la seule carte de son entreprise pour payer une licence de logiciel n'est pas tout à fait optimal. Et Bruno de la compta, lui, n'aime pas vraiment vos notes de frais incomplètes quand vous utilisez votre carte bancaire perso... Mais ça, c'était avant. Aujourd'hui, chaque personne de votre équipe peut avoir une carte business pour régler tous les achats professionnels. Plus de liberté pour les salariés et plus de contrôle pour l'entreprise : c'est ce que vous offre Spendesk.
Fonctionnement de Spendesk
Les cartes Spendesk offrent un moyen de paiement sécurisé avec contrôle et visibilité pour les managers et l'équipe financière. Elles fonctionnent sans contact et avec code PIN, possédant des règles et limites spécifiques selon la politique de dépense de l'entreprise. Lors d'un achat par un employé, le manager reçoit une notification en temps réel. Un clic permet d'accéder au paiement via l'application où il suffit d'une photo pour que la technologie Spendesk complète les informations telles que prix, fournisseur et TVA. L'employé ajoute ensuite une description du produit acheté. Enfin, le paiement est associé au centre de coût concerné (marketing, ventes, achats, etc.) ainsi qu'au budget de l'équipe avant d'être envoyé à l'équipe financière. Le processus prend moins de 45 secondes pour assurer un suivi rapide des dépenses.
Cartes de paiements
Spendesk remplace l'utilisation de cartes bleues personnelles des salariés par des cartes bancaires professionnelles. Elles offrent des avantages à la fois pour l'entreprise et pour les salariés.
| Pour l'entreprise | Pour le salarié |
|---|---|
|
|
Une carte corporate est la meilleure carte bancaire qui soit pour un salarié. Elle permet de responsabiliser les salariés et de supprimer le stress lié à l'utilisation de sa carte personnelle pour des frais imputables à son entreprise.
Notes de frais
Les cartes bancaires Spendesk évitent le recours aux notes de frais. Cependant, certaines situations imposent l'utilisation d'une carte personnelle et donc d'une note de frais. Dans ce cas, Spendesk facilite la collecte des justificatifs et du remboursement.
| Pour l'entreprise | Pour le salarié |
|---|---|
|
|
Gestion des fournisseurs
- Centralisation des bons de commande, des factures et des échéanciers de paiements
- Génération des écritures comptables
- Workflow de validation des achats aux fournisseurs
- Imputation des achats aux bons départements
- Extraction automatique des données fournisseurs (SIRET, IBAN, adresse, etc.)
- Approbation des demandes d'achat par le management.
Contrôle des dépenses
- Limites de dépenses par équipe, poste ou salarié
- Historique illimité des dépenses
- Export des dépenses
- Limites de paiements sans justificatifs pour inciter les salariés à joindre un justificatif systématiquement à leurs paiements
- Relance des salariés n'ayant pas fourni de justificatif pour une dépense particulière
Automatisation comptable
- Export des écritures comptables (journal comptable) en CSV
- Synchronisation automatique des données avec les logiciels de comptabilité : Xero, DATEV
- Synchronisation automatique des données avec les ERP : Sage, Cegid, Netsuite
- Réconciliation automatique
- Catégorisation automatique des comptes de charges et de TVA via le robot MARVIN
Budgets
- Contrôle du budget par entité en cas de fonctionnement en filiales indépendantes
- Pour chaque entité : budget par département et salarié
- Dépenses par catégories
Gestion des abonnements
- Reporting exhaustif des abonnements en cours
- Possibilité de couper un prélèvement ou un paiement automatique pour un abonnement
Assurances et assistance Spendesk
Spendesk offre différents niveaux de support client en fonction de l'abonnement choisi :
| Assistance | Free | Essentials | Scale | Premium |
|---|---|---|---|---|
| Live-chat, email et centre d'aide |  |
|
|
|
| Webinaire pour démarrer avec Spendesk | |
|
|
|
| Accompagnement à la mise en place avec les formateurs Spendesk | |
|
||
| Gestionnaire de compte dédié | |
|
Les cartes business s'accompagnent quant-à-elles d'assurances minimums correspondant aux conditions de l'offre Mastercard Standard. Le service client est dispensé en français, anglais, allemand, espagnol et italien.
Prix de Spendesk
Spendesk propose une offre gratuite très complète et suffisante pour les startups et TPE. Attention toutefois à la limite de 100 transactions mensuelles qui peut s'avérer insuffisante pour quelques (rares) entreprises.
Plafonds des cartes business Spendesk
Les plafonds de retrait et de paiement des cartes business Spendesk sont définis par le ou les administrateurs du compte. Il n'y a en revanche pas de limite de dépenses ou de retraits définis par Spendesk. Les offres sont cependant plafonnées à 100 transactions par mois (500 pour l'offre Premium). Au-delà de ce volume, il faudra souscrire à un pack de 100 transactions supplémentaires.
Frais sur les opérations courantes
L'abonnement englobe l'ensemble des frais à part le dépassement du volume de transactions. En cas de dépassement, les clients doivent souscrire à un pack de 100 transactions supplémentaires pour 100€ HT. Spendesk n'est pas une banque à proprement parler. Pour les virements internationaux et les opérations bancaires spéciales, il est est nécessaire de se référer à la liste des frais bancaires de sa banque pro.
Comment souscrire Spendesk ?
Pour souscrire à Spendesk, vous devez être mandataire ou représentant d'une entreprise immatriculée en France, en Allemagne, en Italie ou en Espagne. Dans un premier temps, cliquez sur le bouton "ouvrir un compte" pour vous rendre sur le formulaire d'ouverture de compte et bénéficier de l'offre en cours. Remplissez le formulaire afin d'être invité(e) à un premier rendez-vous de qualification de vos besoins. Un second rendez-vous vous sera proposé pour vous montrer la solution en partage d'écran et vous ouvrir un compte pour vous et votre équipe.
Conditions d'ouverture de compte
- Être majeur
- Être salarié ou mandataire sociale d'une entreprise immatriculée en France, en Allemagne, en Italie ou en Espagne.
L'avis de l'expert
Spendesk est un outil de référence qui se rentabilise à la minute où il est mis en place. Il permet non seulement de supprimer le travail coûteux en temps et en ressources lié des notes de frais, mais il permet également de garder la maîtrise de ses dépenses professionnelles.
Au final, Spendesk crée de la liberté et de la réactivité dans les process internes tout en offrant la pleine maîtrise des achats professionnels aux administrateurs. Qu'il s'agisse d'abonnements, de licences ou d'achat de fournitures, vous garderez un œil sur tout, sans y passer des heures.
Spendesk est un cas d'école des solutions indispensables dès lors qu'une équipe se construit et grandit autour d'un projet d'entreprise. Foncez !
Les points forts
- Offre gratuite jusqu'à 4 utilisateurs
- Simplifie le travail comptable manuel
- Pilotage précis des dépenses pros
Les points faibles
- La tarification à l'usage peut s'avérer élevée
Foire aux questions
Spendesk fonctionne de la manière suivante :
- Le ou les représentants de l'entreprise ouvrent un compte Spendesk
- Le compte bancaire professionnel est abondé avec une somme d'argent pour couvrir les dépenses professionnelles courantes
- Des cartes, liées à ce compte professionnel, sont ensuite distribuées aux salariés pour effectuer leurs achats professionnels
- Pour chacun de leurs achats, les salariés joignent un reçu grâce à l'application mobile Spendesk.
- Les achats avec les cartes salariés sont soumis à validation si l'administrateur le demande, puis sont affectés à la compatibilité de l'entreprise
- Les écritures comptables sont générées à la demande puis transmises au logiciel de comptabilité.
Spendesk n'est pas un outil de gestion des notes de frais. C'est une solution tout-en-un qui remplace les notes de frais. En effet, grâce aux cartes bancaires d'entreprise, les salariés payent directement les achats professionnels avec le compte de leur entreprise. De ce fait, ils n'utilisent plus leur carte bleue personnelle et n'ont donc plus besoin de faire des notes de frais.