Carte bancaire professionnelle

Une carte bancaire professionnelle ou carte corporate est une carte bancaire remise aux salariés pour couvrir leurs frais professionnels sans utiliser leur carte de paiement personnelle. L’utilisation d’une carte professionnelle permet d’éviter les notes de frais et simplifie la gestion comptable des frais professionnels.

Meilleures cartes bancaires professionnelles

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Virements multiples, envoi des fiches de paie, compte français, suppression des remboursements de frais professionnels grâce aux cartes salariés, comptabilité simplifiée, dépôt de fonds, etc.

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La carte de paiement qui automatise les frais professionnels, assure le salarié et permet de cumuler des miles.

Qu'est-ce qu'une carte bancaire professionnelle ?

Une carte bancaire professionnelle est une carte de paiement émise au nom d'un salarié et liée au compte courant de l'entreprise par laquelle il est employé. La carte bancaire professionnelle, aussi nommée carte corporate, permet ainsi au salarié d'effectuer des achats professionnels avec une carte dont il est titulaire, mais sans engager ses ressources personnelles (notamment via sa propre carte de crédit). L'ensemble des cartes bancaires professionnelles des salariés sont administrées grâce à un logiciel SaaS de gestion du parc de cartes bancaires. La direction de l'entreprise, grâce à ce logiciel d'administration, peut définir les plafonds, les budgets, les types de marchands autorisés et le blocage des cartes si nécessaire.

Carte professionnelle ou carte corporate ?

Carte professionnelle et carte corporate sont des synonymes. Le terme « carte professionnelle » marque le fait qu'il s'agit d'une carte dédiée aux dépenses de l'entreprise en s'opposant à « carte personnelle ». Le terme carte corporate marque plus fortement le fait que celle-ci est la propriété de l'entreprise.

Comment fonctionne une carte professionnelle ?

Une carte professionnelle est une carte de débit comparable à n'importe quelle carte de paiement personnelle. Elle est constituée d'une puce, d'une antenne NFC, d'une bande magnétique ainsi que des informations d'identification : Prénom et nom du détenteur, numéro de carte, date d'expiration et numéro CVV.

Comparaison d'un paiement d'une dépense professionnelle avec le système traditionnel de notes de frais (à gauche) et avec une carte bancaire professionnelle (à droite).

Comparaison d'un paiement d'une dépense professionnelle avec le système traditionnel de notes de frais (à gauche) et avec une carte bancaire professionnelle (à droite).

La principale différence réside dans le fait que les paiements effectués avec une carte corporate sont effectués depuis le compte de l'entreprise plutôt que le compte personnel du salarié. Plus spécifiquement, il s'agit du compte bancaire de l'entreprise ou du compte tampon de la solution de gestion de frais professionnels comme Mooncard ou Spendesk. Dans ce second cas, le compte tampon est alimenté automatiquement ou ponctuellement par la direction de l'entreprise pour couvrir les frais professionnels des salariés.

Quels sont les avantages d'une carte bancaire professionnelle ?

Le détenteur de la carte peut utiliser sa carte professionnelle pour toutes transactions inhérentes à son activité professionnelle. La carte peut être utilisée auprès de plus de 20 millions de commerçants dans le monde disposant d'un terminal de paiement Visa ou Mastercard.

Au-delà de l'universalité de cette solution de paiement, le bénéfice le plus évident est la suppression pure et simple des notes de frais. Cette procédure comptable existe uniquement pour rembourser les frais des salariés engagés avec leur propre carte bancaire. Une carte bancaire professionnelle est donc un moyen plus direct de couvrir les frais professionnels et permet ainsi de s'astreindre des notes de frais. Le gain de temps pour les salariés comme pour les comptables est immense.

Enfin, le dernier avantage majeur est la centralisation de l'administration des cartes corporate et des frais professionnels. Grâce à un compte en  ligne fourni par la solution de gestion des dépenses d'entreprise, le comptable ou le dirigeant peut générer, paramétrer et bloquer les cartes bancaires des salariés. Les plafonds de paiement et de retrait ainsi que le montant disponible sur la carte peuvent être ajustés depuis un seul endroit avec une traçabilité complète.

Quels sont les frais professionnels concernés ?

Les frais professionnels les plus répandus sont l'achat de fourniture de bureau, les repas au restaurant, les frais kilométriques (carburant pour les voitures de fonction) et les frais d'habillage (tenue professionnelle).

La carte professionnelle supplante donc la carte essence ainsi que la carte personnelle combinée à un outil de gestion de notes de frais pour tous les frais professionnels.

Quels sont les outils de gestion de notes de frais ?

Tous les outils de comptabilité pour TPE et PME intègrent un module de gestion des notes de frais. On peut mentionner ici Oneexpense, iZyFrais, Expensya, N2F, Evoliz, Jenjii, Cleemy, Expensify, Rydoo et Concur. Parmi les progiciels de gestion intégrée, SAP, Ciel et Sage sont les plus populaires.

Spendesk et Mooncard ne sont pas des logiciels de gestion de notes de frais à proprement parler, car ils ont vocation à les remplacer par une solution de paiement direct où le salarié est en quelques sortes mandaté pour effectuer un paiement au nom de l'entreprise.

Que faire en cas d'utilisation abusive d'une carte bancaire professionnelle ?

Il faut savoir que les solutions de gestion de cartes bancaires d'entreprise limitent fortement les risques d'abus de la part d'un ou plusieurs salariés pour les raisons suivantes :

  • Toutes les opérations sont tracées automatiquement et constatées en temps réel
  • L'utilisation de chaque carte bleue peut être limitée à des catégories de marchands (station essence, restaurant, site ecommerce, etc.)
  • Les plafonds de la carte et le montant total disponible pour chaque salarié peuvent être ajustés
  • Les cartes peuvent être bloquées depuis l'interface de gestion en cas de perte ou de vol de la carte. Le code PIN peut également être réinitialisé.

Si toutefois un abus était constaté, la procédure est la suivante :

  1. La carte du salarié doit être bloquée
  2. le relevé des paiements abusifs contenant l'intitulé, le nom du marchand, la date de paiement, et le montant) doit être communiqué au salarié par email avec une demande de remboursement
  3. En cas de refus de remboursement, le relevé des paiements non autorisé doit être envoyé par courrier à son domicile avec accusé de réception avec une demande de remboursement formelle.
  4. Si l'employé persiste dans son refus de rembourser les frais non professionnels, une procédure judiciaire peut alors être engagée pour le forcer à rembourser.

Comment activer une carte bancaire professionnelle ?

L'activation d'une carte bancaire professionnelle se fait généralement depuis l'application mobile de la solution de gestion des dépenses. Si cette fonctionnalité n'existe pas, il faudra procéder au retrait d'une petite somme d'argent à un DAB (Distributeur Automatique de Billets). En composant le code PIN à quatre chiffres, le DAB pourra confirmer à l'émetteur de la carte que le titulaire est bien en possession de celle-ci.

Quel est le coût d'une carte corporate ?

Le coût d'une carte corporate démarre à 10€ /salarié avec la solution d'administration des cartes bancaires de l'entreprise et de l'intégration comptable. Plus le nombre de cartes émises est important, plus le coût par salarié est faible.