Test de l’outil de facturation de FINOM : gain de temps et économies insoupçonnées

Vous êtes entrepreneur et la facturation de vos clients vous semble top compliquée ? Si tel est le cas, vous trouverez un intérêt tout particulier à FINOM. Cette néobanque professionnelle propose en effet un compte pro intégré à un outil de facturation gratuit. FINOM nous fait ainsi la promesse de simplifier drastiquement la gestion commerciale et comptable des indépendants, des micro-entrepreneurs, mais aussi de petites et moyennes entreprises.

Théoriquement moins cher que Qonto et Shine, doit-on alors transférer son compte pro chez FINOM et se séparer de son logiciel de facturation ? Ce test du logiciel d’édition de devis et de factures ainsi que du compte bancaire professionnel FINOM vous donnera toutes les clés pour vous faire un avis.

Le test en bref

La version gratuite est suffisante pour un micro-entrepreneur / indépendant. Elle devrait enthousiasmer beaucoup de solo-entrepreneurs qui se heurtent à l’absence d’offre gratuite chez Shine, Qonto et Anytime (pour le compte pro) et à Quickbooks et Sellsy (pour la facturation).

Fonctionnalité 1 : devis

1. Créer un devis

Le bouton « Nouveau document » est le point de départ de toutes les actions qui vont suivre. Il permet de créer un nouveau devis dans notre exemple :

Création d’un document. FINOM permet de créer 3 types de documents comptables : un devis, une facture et un bon de livraison.

Les devis ne nécessitent aucune mise en forme à part l’ajout de son logo (PNG ou JPEG). Le choix des couleurs du devis ainsi que le retrait de la mention « créé avec FINOM.co » sont toutefois réservés aux utilisateurs premium.

Côté édition du contenu, FINOM a bien prévu les choses :

1. l’attribution du devis à un client est automatisée, car FINOM préremplit le devis grâce aux données publiques de votre client français.
2. L’adresse et les informations bancaires de l’entreprise sont reprises sur tous les nouveaux documents,
3. Le numéro de devis est quant à lui incrémental c’est-à-dire qu’il reprend le numéro du devis précédent et ajoute « 1 ». Les nouveaux articles (produits et services) sont créés à la volée et mémorisés dans le compte de l’utilisateur pour qu’ils puissent être repris lors de la création des devis suivants.

Notons que le pourcentage de TVA est défini pour chaque article. Si vous êtes microentrepreneur, vous devrez donc mettre la TVA à 0% sur chaque produit ou service :

La création d’un nouveau devis ne prend pas plus de 5 minutes grâce à l’absence de mise en page ainsi que l’autocomplétion des informations client et des articles.

💡 Astuce : pour créer des devis avec un numéro unique, neutre et professionnel, utilisez un horodateur en ligne comme current-timestamp.com qui vous donnera un numéro unique correspondant au moment précis de l’édition du devis.

2. Envoyer un devis

Une fois le devis finalisé, celui-ci peut-être envoyé au client sans passer par sa messagerie. Il peut aussi être sauvegardé pour une utilisation ultérieure :

Envoi du devis au client depuis FINOM.

FINOM offre la possibilité de personnaliser l’objet ainsi que le contenu de l’email envoyé au client :

Personnalisation de l’email envoyé au client.

Une fois le devis envoyé, le client le reçoit dans sa boîte de réception avec les instructions pour le valider en ligne évitant ainsi des échanges d’emails superflus. Le temps de création et d’envoi d’un devis ne prend jamais plus de 10 minutes : c’est le point fort de FINOM.

3. Suivi du devis (de l’envoi à la validation)

L’entrepreneur reçoit 2 notifications très utiles sur le plan commercial :

1. Une notification lecture du devis,
2. Une notification d’approbation du devis.

Ces notifications permettent de créer une relation commerciale pertinente avec son client. Ce dernier pourra télécharger le document en PDF s’il le souhaite et vous pourrez le relancer au cas où il ne vous aurait pas répondu suite à la lecture du devis :

Exemple de devis approuvé (vue client). Les clients reçoivent les devis par email et peuvent les approuver en ligne. Ils peuvent aussi télécharger une copie PDF.

Une fois le devis approuvé par le client, il ne peut plus être modifié.

4. Conversion du devis en facture

Un seul clic suffit pour convertir le devis validé en facture (avant ou après la réalisation de la mission pour laquelle vous êtes rémunéré(e)) :

Conversion d’un devis approuvé en facture (en un clic seulement).

Fonctionnalité 2 : facturation

1. Création d’une facture

La création d’une facture depuis un devis est automatique comme nous venons de le voir. En revanche, créer une facture de zéro nécessite de repartir du bouton « nouveau document » :

FINOM permet de créer 3 types de documents comptables : un devis, une facture et un bon de livraison.

Les manipulations sont exactement les mêmes que pour la création d’un devis :

• Ajout du client
• Définition d’une date de début et d’une date d’échéance de la facture
• Ajout des produits et services (articles)
• Ajout de notes complémentaires.

FINOM préremplit les informations suivantes :

• L’adresse du client s’il s’agit d’un client français (grâce à un moteur de recherche)
• Les articles s’ils ont déjà été utilisés auparavant pour un devis ou une facture
• Le calcul du montant total

Exemple de facture finalisée et envoyée au client. 1) Facture finalisée. 2) Statut de la facture (vue par le client). 3) Pointage de la facture automatique ou manuel. 4) Historique des événements.

2. Paiement en ligne

FINOM fait exception dans les néobanques professionnelles en incluant gratuitement une fonction de paiement en ligne. Elle permet de régler une facture par prélèvement bancaire sécurisé (proposé avec la solution Klarna). Bien que la plupart des clients préfèrent procéder à un virement bancaire, il est intéressant de proposer cette possibilité pour fluidifier l’expérience :

Lien de paiement client : paiement en ligne d’une facture par prélèvement bancaire.

Dans le cas où le client a déjà payé la facture sur un autre compte bancaire, il peut marquer lui-même la facture comme réglée pour ne plus recevoir les relances automatiques.

Le paiement en ligne est une fonctionnalité qui pourrait devenir payante à l’avenir, mais à ce jour elle est complètement gratuite.

3. Relances automatiques

Rappeler à ses clients qu’ils doivent payer les factures dues est un moment très pénible dans la vie des entrepreneurs. FINOM résout ce problème en automatisant la relance par email des clients dont les factures arrivent à échéance ou sont impayées. L’utilisation d’emails transactionnels pour les relances réduit le stresse, évite les conflits et augmente le ratio de factures payées à temps :

Cocher la case « Rappelez automatiquement » pour laisser FINOM envoyer des rappels 3 jours avant la date d’échéance, le jour même de la date d’échéance et trois fois après que la facture est impayée. FINOM n’envoie pas d’emails si la facture est indiquée comme payée.

4. Rapprochement bancaire automatique

Si vous ne souhaitez pas passer des heures à faire vos rapprochements entre factures et encaissements, FINOM a une nouvelle fois la solution. La néobanque fait automatiquement le rapprochement entre le paiement d’un client et une facture (créée depuis FINOM ou importée). En cas de doute (c’est le cas si plusieurs factures d’un montant identique sont ouvertes au nom d’un même client) FINOM ne fera pas le rapprochement. Dans ce cas, vous pourrez confirmer l’opération vous-même en deux clics.

Exemple de facture payée. FINOM procède automatiquement au rapprochement bancaire (entre facture et encaissement) grâce au montant et à la raison sociale du client.

Si le montant d’une facture FINOM est encaissé sur un compte externe, vous pourrez faire le pointage manuellement. Les relances clients s’arrêtent au moment même où le règlement d’une facture est identifié.

Fonctionnalité 3 : bon de livraison

Certaines activités nécessitent un bon de livraison comme la livraison de produits physiques. Dans ce cas, FINOM permet de générer un bon de livraison à partir d’une facture ou d’un document vierge :

Exemple de bon de livraison en cours d’édition. FINOM permet de générer un bon de livraison à partir d’une facture ou d’un document vierge.

Le reste des étapes est similaire à celles des factures et des devis.

Si FINOM a capté votre intérêt jusque là, la dernière section vous fera peut-être faire le grand saut.

Fonctionnalité 4 : autres services

À ce jour, FINOM inclut un certain nombre de micro-services intéressants et prometteurs :

• Gestion des produits et services : les clients FINOM peuvent mettre à jour leur catalogue d’articles dans leur compte. Quelque peu simpliste à première vue, il ne manque pourtant rien pour un usage classique.
• Changer le nom de l’entreprise : Si vous mettez à jour votre entreprise, vous pourrez mettre également à jour le nom de votre compte bancaire. L’opération ne prend pas plus de 2 jours ouvrés en passant par le support.
• Épargne et comptes bancaires supplémentaires : Mettez de l’argent de côté et isolez des flux financiez particuliers (revenus récurrents isolés des revenus ponctuels par exemple).
• Prévision de trésorerie : Grâce à l’intégration de la facturation au compte pro, FINOM vous permet d’anticiper votre solde de trésorerie très précisément.
• Intégrations natives aux logiciels comptables Lexoffice et debitoor.
• Application mobile de premier plan : l’application ainsi que le compte en ligne sont d’une fraîcheur très appréciable dans le monde professionnel. Chacun pourra ainsi gérer son entreprise avec son téléphone portable.
• Stockage des documents : FINOM stocke les documents externes (factures, reçus) dans un cloud européen.
• Sécurité : hébergement des données dans l’Union européenne + Protocole TLS + 3D Secure pour les paiements

Notre avis sur la facturation FINOM

Au global, FINOM est un excellent outil de facturation. Il est si bien intégré au compte pro que sa prise en main en devient extrêmement évidente. Nous avons été positivement surpris par la rapidité de création et d’envoi des documents comptables (devis, facture, bon de livraison). Les rapprochements bancaires et les relances clients, tous deux automatiques, font également gagner un temps précieux et professionnalisent grandement la relation client.